WISSEN & EINARBEITUNG
Wissensmanagement im Ingenieurbüro: ein praktischer Einstieg.
Eine neue Ablage allein löst das Wissensproblem selten. Der Einstieg gelingt leichter, wenn ihr die häufigsten Fragen des Teams kennt und das passende Wissen an den Aufgaben auffindbar macht.
DM Tree Redaktion · Aktualisiert am
WISSEN EINORDNEN
Bürostandardverbindlich
Gilt projektübergreifend, geprüft und gepflegt.
Projektwissenmit Kontext
Entscheidung unter konkreten Randbedingungen.
Arbeitsnotizungeprüft
Erster Gedanke, noch nicht fachlich geprüft.
Für die praktische Anwendung
Beginnt mit einem kleinen, gepflegten Bestand. Jede Arbeitshilfe bekommt eine klare Anwendung, eine Quelle beziehungsweise Grundlage und einen Verantwortlichen für die Pflege.
01
Die wiederkehrenden Fragen zuerst sammeln
Fragt im Team, welche Information in den letzten Projekten mehrfach gesucht oder neu erklärt werden musste. Häufig sind das Vorgaben zum Projektstart, die Vorbereitung einer Abstimmung, Berichtsvorlagen und bürointerne Arbeitsstandards.
Aus diesen Fragen entstehen die ersten Themen. Eine große Menge ungeprüfter Dateien ist zunächst nur ein großer Bestand. Ein kleiner Inhalt, den ein Kollege unmittelbar anwenden kann, ist der bessere Test für die gewählte Struktur.
- Welche Fragen wiederholen sich bei einer Einarbeitung?
- Welche Entscheidung braucht regelmäßig dieselbe Grundlage?
- Welche Vorlage wird mehrfach neu erstellt?
- Welche Erfahrung aus dem letzten Projekt sollte das nächste Team kennen?
02
Bürostandard, Projektwissen und Arbeitsnotiz unterscheiden
Eine allgemeine Arbeitsweise und eine projektspezifische Entscheidung erfüllen verschiedene Zwecke. Wenn eine Erfahrung übernommen wird, müssen auch ihre Voraussetzungen sichtbar sein. Persönliche Notizen bleiben zunächst Arbeitsmaterial, bis sie geprüft und passend eingeordnet sind.
- Inhalt
- Bürostandard
- Was erhalten bleiben sollte
- Anwendungsbereich, verantwortliche Pflege und gültiger Stand
- Inhalt
- Projektentscheidung
- Was erhalten bleiben sollte
- Projekt, Randbedingungen, Begründung und verwendete Grundlage
- Inhalt
- Arbeitshilfe oder Vorlage
- Was erhalten bleiben sollte
- Zweck, Anpassungsbedarf und ein brauchbares Beispiel
- Inhalt
- Offene Arbeitsnotiz
- Was erhalten bleiben sollte
- Die offene Frage und der nächste Prüf- oder Abstimmungsschritt
03
Eine einfache Pflegeregel vereinbaren
Für jeden wiederkehrenden Inhalt benennt ihr, wer ihn pflegt und wann eine Prüfung ausgelöst wird. Das kann zum Beispiel eine geänderte Projektvorgabe, eine korrigierte Vorlage oder eine neue Erfahrung sein. Eine Änderung am Datum allein macht einen Inhalt nicht fachlich aktuell.
Beim Überarbeiten sollte erkennbar werden, was sich geändert hat. Wird ein Standard ersetzt, darf seine alte Fassung nicht unbemerkt als aktuelle Grundlage weiterlaufen. Dafür braucht das Team eine gemeinsame, verständliche Arbeitsregel.
04
Aus einer Projekterfahrung eine Arbeitshilfe machen
Nach einer abgeschlossenen Aufgabe fragt ihr: Welcher Teil ist auch in einem anderen Projekt brauchbar? Projektnamen und vertrauliche Angaben werden entfernt. Gültigkeitsbedingungen und Grenzen bleiben erhalten.
Ein gutes Ergebnis beschreibt eine wiederkehrende Frage, die benötigten Voraussetzungen und einen nachvollziehbaren Ablauf. Ein Kollege muss erkennen können, wann er die Hilfe anwenden kann und wann eine neue fachliche Bewertung nötig ist.
05
Wissen im tatsächlichen Arbeitsablauf testen
Lasst einen Kollegen eine typische Aufgabe mit dem neuen Bestand bearbeiten. Welche Grundlage hat er gefunden? Wo musste er trotzdem nachfragen? Ist die Vorlage verständlich, ohne dass ihr sie mündlich erklärt? Diese Rückmeldung verbessert den Inhalt konkreter als die reine Anzahl neuer Dokumente.
DM Tree bringt Wissenskarten mit der Projektbearbeitung zusammen. Auf der Funktionsseite seht ihr, wie Standards, Aufgaben und Projektwissen ineinandergreifen. Entscheidend für den Nutzen bleibt die Pflege des Bestands durch das Büro.