Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften erlaubt ist.

3. Hosting und Bereitstellung der Website

Diese Website wird auf Servern eines technischen Dienstleisters gehostet. Beim Abruf der Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch sogenannte Server-Logfiles erhoben. Diese enthalten:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Insbesondere die IP-Adresse kann einen Personenbezug aufweisen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung und Verbesserung der Website). Die Logs werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

4. Kontakt und Anforderung von Praxisvorlagen

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Technische Dienstleister unterstützen uns bei der Übermittlung und internen Bearbeitung, wie nachfolgend beschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bei einer Anfrage über das Website-Formular oder der Anforderung des TGA-Praxispakets übermitteln wir die eingegebenen Angaben an unseren internen Anfragekanal. Das Kontaktformular übermittelt Firma, Unternehmensgröße, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse sowie die optionalen Angaben zu Rolle, Telefon und Nachricht. Zusätzlich werden das Anfrage-Thema und, sofern ausgewählt, die freiwillige Angabe übermittelt, wie Sie uns gefunden haben. Bei einer Paket-Anforderung werden die E-Mail-Adresse, das Thema und die freiwillige Herkunftsangabe übermittelt. Eine Paket-Anforderung wird als solche gekennzeichnet; sie ist keine Newsletter-Anmeldung. Die Basisvorlagen können ohne Angabe von Kontaktdaten direkt heruntergeladen werden.

Der Versand erfolgt über unseren konfigurierten E-Mail-Dienst (SMTP). Ist dieser Versandweg nicht eingerichtet, kann ein n8n-Workflow die Angaben an unseren internen Anfragekanal in Microsoft Teams übermitteln. Die Angaben werden dabei vom eingesetzten E-Mail-Dienst beziehungsweise der n8n-Instanz und Microsoft verarbeitet. Sie sind für die mit der Bearbeitung betrauten Mitarbeitenden zugänglich.

Zur Begrenzung wiederholter Paket-Anforderungen wird ein Hashwert der IP-Adresse in einem zeitlich begrenzten Anfragezähler verwendet. Der Zähler läuft nach zehn Minuten ab und wird bei nachfolgenden Anfragen bereinigt. Es werden dafür keine Cookies oder Browser-Speicher verwendet.

5. KI-Chat-Widget

Auf dieser Website ist ein interaktives Chat-Widget eingebunden, das Ihnen Fragen zu DM Tree MEP beantworten kann. Wenn Sie eine Nachricht eingeben und absenden, werden bei einer Wissenssuche einzelne Suchbegriffe aus Ihrer Nachricht an die von uns genutzte Supabase-Datenbank übermittelt. Die Datenbank liefert dazu passende Wissensinhalte. Für die daraus erzeugte Antwort werden die Nachricht und die ausgewählten Wissensinhalte an OpenAI Ireland Ltd. (Dublin, Irland) übermittelt, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Es wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit OpenAI unterhalten.

Zur Missbrauchsverhinderung verwenden wir einen mit einem zufälligen, pro Serverprozess erzeugten Schlüssel gebildeten Hashwert Ihrer IP-Adresse für die Ratenbegrenzung. Die rohe IP-Adresse wird in diesem Anfragezähler nicht gespeichert. Der Zähler gilt für zehn Minuten; abgelaufene Einträge werden beim nächsten Aufruf gelöscht. Mit dem Ende des Serverprozesses entfallen alle Zähler und der Schlüssel. Chatinhalte werden von dieser Website nicht in einem Gesprächsverlauf gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch und Bereitstellung eines nutzbaren Dienstes).

Hinweis: Geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten (Name, E-Mail, Telefonnummer etc.) oder vertraulichen Unterlagen ein, da eingegebene Inhalte beziehungsweise daraus abgeleitete Suchbegriffe an die genannten Dienste übertragen werden können.

6. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht auf Übertragung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, sofern diese auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgt.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@dmtree.de

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist:

9. Datensicherheit

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers und an der Adresse, die mit https:// beginnt.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 13. Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter dmtree.de/datenschutz abrufbar.